Recruiting: Bewerbung bis Vertrag, ein Ablauf

Der häufigste Recruiting-Fehler ist nicht das Absagen — es ist das Vergessen. Deshalb hängt in Zonevo alles an einer Akte: Statusverlauf mit Kommentaren, Aktivitäten, Termine, Dokumente, E-Mail-Verlauf, Anrufe. Wer die Akte öffnet, weiß in Sekunden, wo der Bewerber steht und was als Nächstes passieren muss.

• 21 Statusstufen, in Phasen gruppiert — vom Eingang über Gespräche bis Vertrag und Aufnahme
• Jede Aktivität pflegt automatisch 'Letzter Kontakt', jeder Termin die 'Nächste Aktion'
• Der Funnel in der Übersicht zeigt, in welcher Phase Bewerber hängen bleiben
• Auch abgelehnte Bewerber behalten ihre Akte samt Ablehnungsgrund

Nachfass-Automationen sind nur so gut wie ihr Stopp-Verhalten. Zonevos Bewerber-Automationen laufen auf der zentralen Automations-Engine der Plattform und prüfen ihre Bedingungen immer gegen den aktuellen Stand der Akte — nicht gegen den Stand vom Auslösezeitpunkt. Hat sich der Bewerber inzwischen gemeldet oder wurde sein Status geändert, endet die Kette von selbst. Fertige Standardautomationen wie 'Nicht erreicht nachfassen' oder 'Vertrag-Erinnerung nach Zusage' legst du mit einem Klick an und passt sie danach frei an.

Recruiting ist kein Inselmodul: Es nutzt bewusst die bestehenden Bausteine der Plattform, statt eigene Parallelwelten aufzubauen.

• Telefonie läuft über denselben Anbieter wie das Cold Calling — ohne Konfiguration ehrlich als normaler Telefon-Anruf vom Gerät
• Wiedervorlagen und Termin-Erinnerungen sind echte Aufgaben im Aufgaben-Modul
• Bewerbertermine erscheinen im Kalender des zuständigen Mitarbeiters
• Die Übernahme läuft über das reguläre Einladungs- und Team-System — kein doppelter Personalstamm

In den Einstellungen hinterlegst du Vertragsvorlagen als PDF mit Versionierung, legst Zielrolle und Ziel-Team für neue Partner fest und entscheidest, ob nach der Unterschrift automatisch freigeschaltet wird oder ein Mensch das letzte Wort hat. Beim Unterschreiben wird nie die Vorlage verändert — die unterschriebene Fassung wird als eigenes, unveränderliches Dokument in der Akte gespeichert.

Bewerberdaten sind sensibel — entsprechend restriktiv geht Zonevo damit um.

• Dokumente liegen in einem privaten Speicher; Zugriff nur über signierte Links, die nach wenigen Minuten verfallen und erst beim Klick erzeugt werden
• Wer Akten sehen oder bearbeiten darf, steuern eigene Rechte — durchgesetzt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche
• Bewerber mit Konto haben bis zur Freischaltung eine Rolle ohne jedes Recht — die Mandantentrennung wird automatisiert getestet
• E-Mail-Variablen ohne Wert werden entfernt und gemeldet, nie halbfertig mitversendet

Nein. Das Bewerbungsformular läuft auf einer eigenen öffentlichen Seite bei Zonevo — du teilst einfach den Link, bettest das Formular in deine bestehende Website ein oder nutzt einen Button. Wer möchte, kann zusätzlich den Landingpage-Generator der Plattform verwenden.

Du hältst 'Nicht erreicht' im Ergebnisdialog fest — optional mit sofortiger Vorlagen-Mail und Wiedervorlage-Aufgabe. Die Standardautomation fasst nach ein paar Tagen automatisch nach, prüft davor aber den aktuellen Stand der Akte: Hat sich der Bewerber inzwischen gemeldet, passiert nichts mehr.

Über das reguläre Einladungssystem: Der Bewerber erstellt ein Konto, sieht aber zunächst nur sein geführtes Onboarding — Vertrag ansehen und unterschreiben. Erst mit der Freischaltung bekommt er seine echte Rolle und sein Team, und seine Bewerberakte bleibt als vollständige Historie erhalten.

Der Bewerber sieht den Vertrag als PDF und unterschreibt mit getipptem Namen und Zeitstempel; die unterschriebene Fassung wird als unveränderliches Dokument in der Akte abgelegt. Es ist eine einfache digitale Unterschrift — ein spezialisierter qualifizierter Signaturanbieter ist aktuell nicht angebunden.

Ja — jeder Trackinglink zählt Aufrufe, gestartete und abgeschlossene Bewerbungen, und jeder Bewerber trägt Quelle und Kampagne in seiner Akte. So vergleichst du Instagram, Flyer und Jobbörse mit echten Zahlen statt Bauchgefühl.